Jak bezpiecznie przetwarzać dane osobowe pacjentów w rejestracji

Będąc kierownikiem placówki medycznej musisz podjąć działania zapewniające, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji mają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Do przetwarzania danych możesz dopuścić wyłącznie osoby z upoważnieniem nadanym przez administratora danych.  

Upoważnienie do przetwarzania danych dla rejestratorki medycznej ma być adekwatne do rodzaju wykonywanych obowiązków służbowych i przewidywać jedynie niezbędne uprawnienia co do zakresu czynności i zakresu danych, jakie rejestratorka może wykonać i zobaczyć.

Upoważnienie do przetwarzania danych dla rejestratorki powinno przewidywać jedynie prawo do wglądu, wprowadzania, nanoszenia zmian w danych osobowych pacjenta z mocno okrojonym dostępem do historii choroby pacjenta. W ramach tego upoważnienia rejestratorka jest zobowiązana do dołożenia szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych pacjenta.

Rejestratorki medyczne, jako osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej, muszą mieć pisemne upoważnienie. Powinieneś je zobowiązać do zachowania tajemnicy danych oraz przeszkolić z zasad i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i medycznych.

Jesteś też zobowiązany do zapewnienia szkolenia osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak:

a) zagrożenia bezpieczeństwa informacji,

b) skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność prawna,

c) stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzenia i oprogramowanie minimalizujące ryzyko błędów ludzkich.

Fakt przeprowadzenia i odbycia szkolenia udokumentuj. Zadbaj o to, aby szkolenia zapewniły rzeczywistą, praktyczną i przydatną wiedzę oraz umiejętności.

Pracownik rejestracji powinien znać zasady wydawania dokumentacji medycznej obowiązujące w danej placówce, a wynikające z przepisów. Nie wolno tych zasad i przepisów modyfikować na niekorzyść pacjenta. Na potrzeby udostępniania dokumentacji medycznej zleć prowadzenie odpowiedniej ewidencji udostępniania danych.

Wyniki badań lekarskich, zwolnienie lekarskie czy recepta to również część dokumentacji medycznej i takie informacje nie mogą być wydawane osobom nieuprawnionym, nieupoważnionym przez pacjenta.

Pacjent ma prawo do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji z nim związanych. Udzielanie osobom postronnym jakichkolwiek informacji na temat pacjenta, nawet po jego śmierci, może być uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i grozić odpowiedzialnością dyscyplinarną, administracyjną, odszkodowawczą.

Pracownicy rejestracji mają również swoje prawa. Rejestratorki medyczne nie mogą być w żaden sposób obrażane, atakowane, poniżane. Bycie pacjentem nie zwalnia nikogo z konieczności zachowywania reguł współżycia społecznego i przestrzegania przepisów. Każdy pacjent, który jest agresywny wobec personelu medycznego, musi liczyć się z konwencjami prawnymi. Pamiętaj jednak, że niedopuszczalne jest stosowanie w rejestracji systemów nagrywania dźwięku, rozmów, a monitoring wizyjny może być stosowany w proporcjonalny sposób i jedynie tam, gdzie jest to konieczne. W przypadku nagrywania rozmów telefonicznych przy rejestracji telefonicznej musi być to odpowiednio zakomunikowane. Wyjątkiem są numery alarmowe typu 112.