Wydatkowane środki z dotacji trzeba odpowiednio udokumentować

Niektóre z organizacji, mimo prób uzyskania dokumentacji przez kontrolujących, nie wywiązują się z obowiązku rozliczenia dotacji. Zdarza się również, że organizacja pokrywa z dotacji wydatki nieprzewidziane we wniosku ofertowym o jej udzielnie bądź wydatkuje otrzymane środki przed terminem lub po terminie, w którym miały zostać wydane. Wobec takich organizacji odpowiedni wydział jednostki samorządowej podejmuje postępowanie wyjaśniające. W przypadku organizacji nieprawidłowo rozliczających się z wykorzystania dotacji postępowanie może prowadzić do przekazania sprawy do postępowania windykacyjnego.

Realizację zadania/projektu organizacja musi odpowiednio dokumentować. Dokumentami są:

• dowody księgowo-finansowe, które dokumentują wydatkowanie środków pochodzących z dotacji oraz wkładu własnego;

• umowy partnerskie i/lub porozumienia o wolontariacie dokumentujące wkład własny niefinansowy rzeczowy lub osobowy;

• materiały dokumentujące działania merytoryczne oraz ich rezultaty.

Wszystkie dowody księgowe wydatków finansowych poniesionych ze środków własnych lub z innych źródeł, a także z dotacji muszą zostać wystawione i zapłacone w okresie realizacji zadania, z tym że środki z dotacji – nie wcześniej niż po zawarciu umowy i nie później niż po terminie zakończenia realizacji zadania. Każda kopia faktury powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem podpisem i pieczęcią imienną osoby uprawnionej oraz pieczęcią organizacji. Ponadto faktury powinny zawierać sporządzony w sposób trwały opis, zawierający następujące informacje:

• w ramach jakiego projektu nastąpił wydatek i zgodnie z jaką umową,

• z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta i w jakiej części,

• informację o zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych,

• dekretację księgową potwierdzającą zaksięgowanie dokumentu.

Przeczytaj również:

Dokumentacja wkładu własnego >>