Przedwstępna umowa o pracę – w której części akt osobowych ją umieścić

Obowiązujące przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zawierają wykaz dokumentów, których pracodawca ma prawo żądać od kandydata i które kandydat może przedłożyć z własnej inicjatywy. W wykazie nie wymieniono przedwstępnej umowy o pracę. Nie oznacza to jednak, że nie wolno jej tam umieszczać. Po pierwsze, wyliczenie obejmuje tylko dokumenty składane przez kandydata, a nie podpisane przez kandydata i pracodawcę, a po drugie pracodawca powinien elastycznie podchodzić do przepisów rozporządzenia, mając na względzie ogólny obowiązek wynikający z art. 94 ust. 9a kp, czyli prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Skoro umowę przedwstępna zawiera się z kandydatem i należy ją przechowywać, to akta osobowe są odpowiednim do tego miejscem.

Umowa przedwstępna dotyczy nawiązania stosunku pracy, ale jest zawierana z kandydatem. Z tego względu może znaleźć się zarówno w części A, jak i B. Nie powinna różnić się w zakresie warunków pracy i płacy od umowy o pracę. Jeżeli w części B będzie poprzedzać umowę o pracę, to porównanie będzie sprawniejsze. Dodatkowym argumentem na umieszczenie przedwstępnej umowy o pracę w części B jest to, że § 6 ust. 2 pkt 2 zawiera jedynie przykładowy, a nie wyczerpujący wykaz dokumentów.

Warto zauważyć, że w razie ewentualnej kontroli akta osobowe będą sprawdzane pod kątem obowiązkowych elementów, a umowa przedwstępna takim nie jest. Kontrolujący może jedynie wyrazić swoją własną opinię na temat jej umiejscowienia.