Podróż służbowa (delegacja) polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Możliwa jest jednak sytuacja, gdzie pracodawca zawiera z pracownikiem porozumienie, na podstawie którego pracownik będzie przez pewien czas świadczył pracę w innej miejscowości. Wyjazd nie odbywa się wówczas na podstawie polecenia pracodawcy, nie jest pracownikowi narzucany, ale został z nim uzgodniony (odbywa się za jego zgodą). Nie mamy zatem do czynienia z delegacją, za którą pracownikowi przysługiwałyby świadczenia wynikające z przepisów o podróżach służbowych (m.in. zwrot kosztów dojazdów i noclegów oraz diety).
Jeśli pracodawca zdecydowałby się na wypłatę tych należności, to nie będą one korzystały ze zwolnienia z podatku dochodowego oraz składek ZUS. Takie zwolnienia dotyczą bowiem tylko świadczeń wypłacanych w wysokości i według zasad wskazanych w przepisach za czas wyjazdu będącego podróżą służbową.
