Zwrot kosztów w związku z przesunięciem urlopu

Zasady ustalania terminu udzielenia urlopu zostały określone w art. 163 Kodeksu pracy. Zgodnie z tą regulacją, urlopy są udzielane zgodnie z planem urlopów, który pracodawca tworzy z uwzględnieniem wniosków pracowników z jednej strony, oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy - z drugiej. Z tworzenia planu urlopów pracodawca jest zwolniony jedynie w dwóch przypadkach:
a) działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę
b) u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa. 

Jeśli pracodawca nie tworzy planu urlopów - termin urlopu ustala bezpośrednio z pracownikiem, starając się uwzględnić jego wnioski i oczywiście zagwarantować ciągłość pracy w firmie. 

Może się jednak zdarzyć, że ustalony w ten sposób termin urlopu musi ulec zmianie. O przesunięcie tego terminu może wnioskować sam pracownik - jeśli umotywuje to ważnymi przyczynami, jednak możliwa jest także jego zmiana ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, gdy nieobecność pracownika spowoduje poważne zakłócenie w pracy. 

Jeśli więc pracodawca z powodu np. niespodziewanego dodatkowego zlecenia, będzie potrzebował pracownika w firmie, może przesunąć jego termin urlopu. 

Warto sięgnąć także do regulacji art. 167 Kodeksu pracy. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jeśli jego obecność jest niezbędna ze względu na okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w związku z takim odwołaniem. 

Pewien pracodawca miał wątpliwości dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników i związanych z zaplanowanym wypoczynkiem, w związku z przesunięciem terminu urlopu. Czy w takiej sytuacji zwrot dokonany przez pracodawcę będzie stanowił przychód podlegający opodatkowaniu (art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)?

Obowiązek pokrycia kosztów związanych z urlopem nie został nałożony na pracodawcę w sytuacji gdy przesuwa termin urlopu. Jednak Sąd Okręgowy rozpatrujący sprawę stanął na stanowisku, że taki obowiązek wynika właśnie per analogiam z przepisu art. 167 kp. 

Ważne: Pracodawca ma obowiązek dokonać zwrotu kosztów pracownika, które ten poniósł, w związku z przesunięciem mu terminu urlopu na podstawie art. 164 § 2 w związku z art. 167 § 2 Kodeksu pracy. Jeśli bowiem odszkodowanie jest przewidziane w przypadku odwołania z urlopu, tym bardziej powinno także dotyczyć przesunięcia zaplanowanego urlopu. 

Nie można uznać, że zwrot kosztów, które poniósł pracownik w związku z zaplanowanym urlopem, powinno być traktowane jako przysporzenie majątkowe o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik poniósł określone koszty opłacając je z wynagrodzenia, które już zostało opodatkowane. 

Zwrot faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów pracownika, które ten poniósł w związku z urlopem, nie jest przychodem pracownika który podlegać powinien opodatkowaniu. Wypłacone przez pracodawcę środki mają charakter odszkodowawczy przez co nie mieszczą się w katalogu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.