Zaliczka na zagraniczną delegację – w obcej walucie lub złotych

W sferze budżetowej podstawą prawną odpowiedzi na pytanie są przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r. W praktyce przepisy te stosują także pracodawcy spoza sfery budżetowej.

Zgodnie z nimi pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Z przepisów rozporządzenia wynika zatem, że zaliczkę można wypłacić zarówno w walucie obcej, jak i w polskiej, z tym że w tym drugim przypadku jedynie za zgodą pracownika. Takie rozwiązanie przyjęto ze względu na cel zaliczki, jakim jest ułatwienie podróży służbowej. Jest to także wskazówka do odpowiedzi na zadane pytanie.

Skoro zaliczka ma ułatwiać podróż służbową, a przepisy nie przywidują nakazu jej wypłaty tylko w jednej walucie, nie ma przeszkód, aby udzielić pracownikowi zaliczki w dwóch różnych walutach.