Od 2016 r. krótszy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zakres i czas przechowywania tej dokumentacji zostanie ograniczony i uzależniony do rodzaju dokumentu i jej przydatności do celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno – rentowych.

Obecnie pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację zatrudnionych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez 50 lat. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Projekt wprowadza trzy okresy przechowywania dokumentacji:

• przez okres zatrudnienia (określany jako „0 lat”, tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy - chodzi np. o podania o przyjęcie do pracy),
• 5-letni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy),
• 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia (co do zasady dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych).

Dla okresów przechowywania tylko przez czas zatrudnienia oraz przez 50 lat przewiduje się opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia.

Projekt zakłada dopuszczenie przechowywania dokumentu po upływie okresu przewidzianego w ustawie aż do maksymalnego okresu wynoszącego 50 lat. Jednak decyzję w tym przedmiocie podejmowałby pracodawca. Wcześniejsze zniszczenie dokumentów po ustaniu stosunku pracy lub po upływie 5 lat od tej daty nie będzie więc obowiązkiem, a prawem pracodawcy. Ustalenie okresów „0 lat” i 5 lat jako terminów, po których istniałby obowiązek usuwania dokumentów z teczek osobowych, wiązałoby się ze wzrostem nakładów pracy związanej z czynnościami wydzielania akt z teczki osobowej, czyli z koniecznością weryfikacji dokumentacji po ustaniu zatrudnienia pracownika oraz ponownie, po upływie 5 lat. Stanowiłoby to poważne obciążenie organizacyjno-finansowe dla pracodawców.

W związku z ustaleniem nowych okresów przechowywania dokumentacji, zmianie ulegnie sposób gromadzenia akt osobowych pracownika. Po zmianie przepisów akta osobowe pracownika będą składały się z trzech części wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów („0 lat”, 5 lat i 50 lat). Rodzaje dokumentów gromadzonych w poszczególnych częściach akt osobowych oraz sposób prowadzenia tych akt zostaną określone w rozporządzeniu.

Zgodnie z projektem nowe przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2016 r.