Jakie są najczęstsze błędy pracodawców w zakresie ewidencji czasu pracy

Autor: Emilia Wawrzyszczuk

Data: 24-09-2015 r.

Nierzetelna ewidencja czasu pracy, pociągająca za sobą błędy w wypłacie wynagrodzeń, świadectwo pracy z brakami, brak orzeczenia lekarskiego dopuszczającego pracownika do pracy, nienależyte zabezpieczenie urządzeń, z których korzystają pracownicy – pracodawcy popełniają wiele błędów. Jednak w stosunkach pracy nie obowiązuje zasada do trzech razy sztuka – już za pierwsze przewinienie pracodawca może otrzymać „czerwoną kartkę”.

Najwięcej błędów pracodawcy popełniają przy ewidencji czasu pracy. Może to wynikać z faktu, że rozliczanie czasu pracy to największa bolączka wielu zakładów pracy, a jego ewidencjonowanie jest jedną z bardziej skomplikowanych czynności z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować:

pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy;
dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Dodatkowo, w stosunku do pracowników młodocianych, pracodawca musi uwzględnić w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Lista obecności – bardzo popularny u wielu pracodawców sposób potwierdzania przybycia do pracy i obecności w niej – nie może zastąpić ewidencji czasu pracy. Nawet jeśli pracownicy zaznaczają na liście np. godziny przyjścia i wyjścia z pracy, nie zawiera ona innych wymaganych przepisami informacji, jak np. rodzaj/przyczyna nieobecności.

Ponieważ przepisowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna być tak szczegółowa, pojawia się w niej wiele błędów, a najczęstsze z nich to: niezaznaczanie rodzajów dni wolnych oraz pracy w te dni, pomijanie pojedynczych godzin pracy w porze nocnej, niedołączanie do ewidencji wniosków pracowników o oddanie czasu wolnego, uzupełnianie ewidencji z dużym opóźnieniem lub „na zapas”.

Zapamiętaj!

Od 1.000 do 30.000 zł grzywny grozi pracodawcy, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Taka sama kara grozi za niewypłacenie lub bezpodstawne zaniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy, za niewydanie pracownikowi świadectwa pracy oraz za nieprzestrzeganie przez pracodawcę zasad bhp.

Jednak pewna nieprawidłowość powtarza się w ewidencji najczęściej – niewykazywanie pracy nadliczbowej. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 24 września 2013 r. (III APa 7/13) „ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest zasadniczym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9a w zw. z art. 149 Kodeksu pracy (kp). Prawidłowe wyliczenie wysokości wynagrodzenia za pracę musi się opierać na rejestracji czasu pracy przepracowanego przez pracownika. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy stanowi podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę. Przedmiotem ewidencji czasu pracy powinien być czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym w zakładzie rozkładzie czasu pracy, jak też wynikający z doraźnych poleceń pracodawcy.” Pracodawca nie może zatem pomijać w ewidencji żadnej pracy, ponieważ nie będzie w stanie prawidłowo naliczyć należnego pracownikowi wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. po. 1502 ze zm.),
§ 8 pkt 1, § 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Emilia Wawrzyszczuk

Zobacz także:

Tagi: ewidencja czasu pracy