Czy można przechowywać ksero dowodu osobistego pracownika?

Autor: Katarzyna Pietruszyńska

Data: 12-07-2016 r.

Pracodawca może żądać od pracownika jedynie przedłożenia dowodu osobistego lub prawa jazdy do wglądu w celu potwierdzenia prawdziwości podanych przez pracownika danych. Przechowywanie ksero dowodu lub prawa jazdy w aktach osobowych jest możliwe jeśli spełniony jest dodatkowy warunek.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienia pracodawca może żądać podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zawarciu umowy o pracę pracodawca może dodatkowo zwrócić się do pracownika o podanie:

innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
numeru PESEL pracownika.

Innych danych niż wymienione powyżej, pracodawca może żądać tylko wtedy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo zażądać udokumentowania tych danych np. za pomocą dowodu osobistego.

W praktyce przekazanie danych następuje w drodze wypełnienia kwestionariusza osobowego. W kwestionariuszu pracownik potwierdza zgodność podanych danych z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości wskazując jego serię, numer oraz organ, który wydał dokument. Pracownik powinien okazać dowód osobisty do wglądu, jeżeli zażąda tego pracodawca, celem potwierdzenia podanych danych.

Natomiast kserowanie dowodu wymagałoby uzyskania dodatkowej zgody pracownika, wyrażonej na piśmie, zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z zatrudnieniem.

Podstawa prawna:

art. 22^[1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.),

§ 1 ust. 1 pkt 1, ust. 2b i 3 rozporządzenia ministerstwa pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
art. 23 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.).

Katarzyna Pietruszyńska

Zobacz także:

Tagi: dokumentacja kadrowa