W jakich przypadkach w spółce trzeba powołać pełnomocnika spółki

Nie są to jedyne przypadki, w których konieczne może okazać się powołanie pełnomocnika spółki. Instytucja ta może znaleźć zastosowanie już w spółce z o.o. w organizacji. Jeżeli bowiem w spółce nie został powołany zarząd, jest ona reprezentowana przez pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Kolejną sytuacją, w której może nastąpić powołanie pełnomocnika, jest spór dotyczący uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników. W takim przypadku pozwaną spółkę reprezentuje jej zarząd, chyba że na mocy uchwały wspólników został ustanowiony w tym celu pełnomocnik. W przypadkach gdy zarząd nie może działać za spółkę, a brak jest uchwały wspólników o ustanowieniu pełnomocnika, sąd właściwy do rozstrzygnięcia powództwa wyznaczy kuratora spółki.

Zarząd spółki może ustanowić pełnomocnika spółki do reprezentowania jej w określonej czynności prawnej bądź postępowaniu, albo do stałego dokonywania czynności określonego rodzaju. Trzeba przy tym pamiętać o zachowaniu właściwej formy dla udzielenia pełnomocnictwa. Wystarczająca jest zwykła forma pisemna. Niemniej, jeżeli czynność, która ma zostać dokonana, wymaga formy szczególnej, to również pełnomocnictwo powinno być udzielone w takiej formie. Przykładowo, umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego. Stąd też, jeśli spółka ma być reprezentowana przez pełnomocnika, to także pełnomocnictwo powinno zostać udzielone w formie aktu notarialnego.

Nadto możliwe jest ustanowienie szczególnego rodzaju pełnomocnictwa w postaci prokury. Jest on uprawniony do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych w imieniu spółki, za wyjątkiem: czynności zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania, oraz zbywania i obciążania nieruchomości spółki, do których to wymagane jest dodatkowe pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Od pełnomocników spółki należy odróżnić pełnomocników ustanawianych przez wspólników do reprezentowania ich na zgromadzeniu oraz wykonywania prawa głosu. Pełnomocnictwo takie powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów. Ponadto pełnomocnikiem takim nie mogą być członek zarządu lub pracownik spółki.

Dodatkowo należy pamiętać, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.