Najczęściej popełniane błędy w związku z ochroną danych

Często zagadnienia związane z ochroną danych osobowych nie są doceniane, a ich analiza prowadzona jest na etapie, gdy już niewiele da się naprawić. Ocena prowadzonego procesu zbierania danych osobowych powinna zawsze być jednym z pierwszych elementów badania jej legalności i dopuszczalności.

Jednym z poważniejszych uchybień jest brak zapewnienia odpowiedniej i prawidłowej przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych. Nie raz zdarza się sytuacja, gdy administrator danych przy organizacji np. procesu rekrutacji potencjalnych pracowników, pomija kwestie związane z ochroną danych osobowych.

W efekcie okazuje się, że jedyne co można zrobić legalnie z pozyskanymi danymi to ich usunięcie, ponieważ nie zapewniono prawidłowej podstawy ich przetwarzania w celach marketingowych.

Do najczęściej popełnianych błędów należy też brak kontroli nad tym, kiedy i jakiej treści oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych złożyła osoba, której dane są przetwarzane.

Prawie w każdym sporze dotyczącym legalności przetwarzania, a konkretniej, dopuszczalności wykorzystywania danych w określonych celu, administrator danych jest zobowiązany przez GIODO (sąd administracyjny lub cywilny) do przedstawienia dowodu, iż posiada odpowiednią zgodę wyrażoną przez klienta.

Administrator, powinien zapewnić kontrolę i rozliczalność tego, jakiej treści zgodę na przetwarzanie danych oraz kiedy, wyraził klient. Tylko w ten sposób ADO będzie mógł wykazać, że przetwarza dane na podstawie odpowiedniej przesłanki.

ADO powinien zapewnić rozliczalność wyrażanych przez klientów zgód. Musi być w stanie wykazać, jakiej treści oraz kiedy, każdy z klientów wyraził zgodę (lub w jakim zakresie i kiedy ją odwołał). Osiągnąć to można poprzez rozbudowę systemu informatycznego CRM o moduł dotyczący zbieranych i używanych oświadczeń klientów lub chociażby skanowanie formularzy zawierających oświadczenia z zakresu ochrony danych osobowych.

Bardzo częstym i „kosztownym” błędem jest stosowanie systemów informatycznych, które nie spełniają wymogów przepisów o ochronie danych osobowych.

Wiele kontroli GIODO i audytów zewnętrznych kończy się sformułowaniem zaleceń dotyczących dostosowania używanych systemów do wymogów ustawy o ochronie danych osobowych. Jeżeli ADO jest właścicielem systemu informatycznego oraz sam go rozwija, koszt realizacji decyzji administracyjnej ograniczy się do kosztu pracy odpowiedniej ilości pracowników.

Jeśli jednak administrator korzysta z systemu na podstawie licencji, bądź nie ma prawa do wprowadzania do niego poprawek, koszt modyfikacji może sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych.

W razie braku wykonania decyzji GIODO nakazującej dostosowanie systemu informatycznego do przepisów uodo, Generalny Inspektor może nałożyć na ADO grzywnę w wysokości do 200 000,00 zł.