Monitoring pracowników może naruszać zasady ochrony danych osobowych

Pracodawca może podejmować wobec pracownika pewne czynności, których istotą jest gromadzenie informacji na temat zachowań pracowników w czasie pracy, w tym z użyciem powierzonego im sprzętu komputerowego. Prawo pracownika do prywatności nie jest jednak wyłączone poprzez to, że przychodzi on do pracy i pracuje na służbowym komputerze. Dlatego też działania polegające na monitorowaniu (poznawaniu) jego działań mogą naruszać zasady ochrony danych osobowych, prawo do prywatności, życie prywatne, jaki i jego dobre imię.

Ponieważ prawo nie określa wprost czy, kiedy i pod jakimi warunkami można wprowadzić określony rodzaj monitoringu, ocena dopuszczalności działań często jest pozostawiana przez właściciela lub zarząd firmy jego pracownikom IT. I to na pracowników IT spadnie odpowiedzialność za nieprawidłowe decyzje – odpowiedzialność nie tylko przed „pomysłodawcą” ale także poszkodowanymi pracownikami.

Dlatego najważniejszą sprawą jest zapewnienie sobie bezpiecznej sytuacji, w której decyzja o stosowaniu monitoringu i sposobie jego wdrożenia zostanie podjęta „wyżej”. Należy więc dążyć do wydania informatykom polecenia służbowego w tej materii (najlepiej na piśmie lub przynajmniej w formie elektronicznej). Polecenie powinno wskazywać możliwie szczegółowo:

• stosowane rodzaje monitoringu;

• zasady używania monitoringu i osoby nim objęte;

• osoby odpowiedzialne za wdrożenie monitoringu i jego stosowanie.

W przypadku gdy sprawa znajduje się dopiero w fazie koncepcji, zespół IT powinien najpierw dokonać niezbędnych analiz i przygotować zarządowi plan działań.

Uzyskanie polecenia służbowego pozwoli na wyłączenie swojej odpowiedzialności z tytułu naruszenia praw innych pracowników. Wówczas bowiem monitoring nie będzie „samowolą” informatyków ale wykonywaniem przez nich obowiązków pracowniczych. Wtedy zaś znajdzie zastosowanie art. 120 §1 Kp, zgodnie z którym w razie wyrządzenia przez pracownika szkody osobie trzeciej zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca.

Oczywiście nie wyklucza to następnie odpowiedzialności pracowników IT wobec pracodawcy ale jedynie w zakresie w jakim nie wykonali oni polecenia lub wykonali je nieprawidłowo.