Kiedy można mówić o zbiorze danych przetwarzanych przez pracodawcę

Daną osobową w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych może być każda informacja, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretnego człowieka. Przez zbiór danych rozumie się z kolei każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Czy dokumenty, które zawierają tylko imię, nazwisko i stanowisko, datę urodzenia i miejsce pracy są zbiorami danych osobowych?

Tak. W takim przypadku mamy do czynienia z danymi osobowymi i zbiorami danych. Należy jednak przebadać inne zagadnienia: czy firma może przetwarzać takie dane, a jeśli tak, to na jakiej podstawie oraz czy takie zbiory danych powinny być zarejestrowane u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Pracodawca nie może pobierać od pracownika dowolnych danych, a tylko te, które zostały wyszczególnione w art. 22_­­­¹ ­Kodeksu pracy. Są to:

• imię i nazwisko,

• imiona rodziców,

• data urodzenia,

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

• inne dane konieczne dla korzystania przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień rodzicielskich,

• numer PESEL.

Gromadzenie innych danych jest dopuszczalne tylko, gdy pozwalają na to szczególne przepisy.

Pracodawca, który przetwarza dane osobowe w prowadzonym przez siebie zbiorze dotyczącym wyłącznie osób zatrudnionych u niego, jest zwolniony z obowiązku rejestracji tego zbioru na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Jeśli natomiast w danym zbiorze znajdują się jeszcze inne dane, niż wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 1-11 ustawy, to pracodawca jest zobowiązany zgłosić taki zbiór do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Administrator danych osobowych musi zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 43 ust. 1. Zgodnie z nim z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się.