Czas przetwarzania danych osobowych w celach archiwalnych

Zgodnie z art. 89 RODO administrator danych osobowych nie powinien pozostawiać informacji np. o spotkaniu autorskim zawierającej dane osobowe i wizerunek pisarza, na stronie internetowej w celach archiwalnych przez czas nieograniczony - nie może to trwać dłużej, niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania. Pod pewnymi warunkami, okres ten może być jednak wydłużony.

Możliwość dłuższego przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy dane będą przetwarzane wyłącznie:

• do celów archiwalnych,
• w interesie publicznym,
• do celów badań naukowych lub historycznych
• do celów statystycznych (art. 89 ust. 1 RODO).

Samo wystąpienie jednej z tych okoliczności jednak nie wystarczy. Aby tak się stało, konieczne jest wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Przede wszystkim należy położyć szczególny nacisk na wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony praw i wolności podmiotów danych. Ponadto administrator powinien rozważyć czy do tego celu wystarczy przechowywanie danych zanonimizowanych. Jeżeli tak, dłuższe przetwarzanie danych osobowych jest bezpodstawne.

Ważne: O ile nie istnieje bezwzględna potrzeba przetwarzanie danych dla celów archiwalnych, należy zrezygnować z przetwarzania takich danych na korzyść danych anonimowych.

Dopiero w przy gdy celu archiwizacji nie da się zrealizować, przetwarzając informacje anonimowe, wówczas administrator może dalej przetwarzać dane osobowe. Jak już wskazano, musi jednak wdrożyć środki techniczne i organizacyjne zapewniające poszanowanie zasady minimalizacji danych.