Procedura sprawdzania poprawności projektu unijnego musi być przemyślana

Wyróżnić trzeba następujące podstawowe etapy procesu ewaluacji:

1. Planowanie ewaluacji,
2. Projektowanie ewaluacji,
3. Zbieranie i analiza danych,
4. Raportowanie,
5. Wykorzystanie wyników ewaluacji.

Aby ewaluacja była rzetelnie przeprowadzona i skuteczna, należy opracować wiarygodne kryteria, które dokładnie określą, co będzie podlegało ocenie. Powinny one skupiać uwagę osób prowadzących ewaluację na ocenie najistotniejszych elementów projektu unijnego. Kryteria w dużym stopniu zależą od charakteru prowadzonego projektu/programu. Specyfika inwestycji układa je również w odpowiednią hierarchię.

Istnieją jednak najczęściej stosowane kryteria ewaluacji (lista według Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego) takie jak:

1. Trafność (relevance) - pozwala ocenić, w jakim stopniu przyjęte cele projektu odpowiadają zidentyfikowanym problemom w obszarze objętym projektem i/lub realnym potrzebom beneficjentów.
2. Efektywność (efficiency) - pozwala ocenić poziom „ekonomiczności” projektu, czyli stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych wyników i rezultatów. Nakłady rozumiane są tu jako zasoby finansowe, ludzkie i poświęcony czas.
3. Skuteczność (effectiveness) - pozwala ocenić, do jakiego stopnia cele przedsięwzięcia zdefiniowane na etapie programowania zostały osiągnięte.
4. Oddziaływanie/wpływ (impact) - pozwala ocenić związek pomiędzy celem projektu i celami ogólnymi, tj. stopień, w jakim korzyści odniesione przez docelowych beneficjentów miały szerszy ogólny wpływ na większą liczbę ludzi w danym sektorze, regionie lub w całym kraju.
5. Trwałość efektów (sustainability) - pozwala ocenić czy pozytywne efekty projektu na poziomie celu mogą trwać po zakończeniu finansowania zewnętrznego, a także czy możliwe jest utrzymanie się wpływu tego projektu w dłuższym okresie na procesy rozwoju na poziomie sektora, regionu czy kraju.

Bardzo ważny jest również dobór narzędzi i metod do prowadzenia ewaluacji. Najczęściej stosowane metody to: analiza dokumentów, wywiady, kwestionariusze, obserwacja i inne. Dobór metod uwarunkowany jest również przez charakter prowadzonych działań, grupę docelową i założone cele. Należy pamiętać, że prawidłowa metoda przeprowadzenia ewaluacji to klucz do dotarcia do prawdziwej wiedzy o oczekiwanych rezultatach prowadzonej inwestycji.

Efektem pracy ewaluatorów jest powstanie raportu ewaluacyjnego, którego wnioski i rekomendacje są jego najistotniejszą częścią. Aby był on użytecznym narzędziem, warto bez zbędnych opóźnień wyciągnąć wnioski z raportowanych błędów oraz wdrożyć proponowane przez ewaluatorów rozwiązania.

• Można łatwo umotywować wniosek o dotację
• Będą uproszczenia dla beneficjentów funduszy unijnych
• Projekt unijny nawet po jego zakończeniu musi zachować trwałość